U proteklom periodu, IKT odsjek Općinskog suda u Sarajevu uspješno je implementirao niz softverskih rješenja s ciljem poboljšanja digitalizacije radnih procesa te povećanja transparentnosti i optimizacije resursa. Ova rješenja su rezultat akumuliranih procesa rada administrativnog osoblja, analiziranih kroz određeni vremenski period. Razumijevanjem radnih procesa sudske administracije, rješenja koja su ponuđena, prihvaćena su od strane predsjednika ovog suda. Nova softverska rješenja nisu samo olakšala svakodnevni rad uposlenika, već su postavila nove standarde u modernizaciji pravosudnih institucija u Kantonu Sarajevo i BiH.

Posebno je važno naglasiti da su svi navedeni sistemi razvijeni u potpunosti unutar IKT odsjeka, koristeći postojeću infrastrukturu, servere i računarsku opremu. Cjelokupan proces projektovanja, programiranja i implementacije završen je bez dodatnih opterećenja budžeta i bez potrebe za javnim nabavkama nove opreme ili angažovanjem eksternih IT firmi. Ovaj pristup pokazuje kako se strateškim planiranjem i domaćim kapacitetima mogu postići vrhunski tehnološki rezultati uz nultu stopu dodatnih javnih troškova. Izdvajamo sljedeće projekte koji su implementirani:

1. Portal e-Aukcije (Testna verzija)

Centralna platforma za pregled i prodaju pokretnih stvari omogućava građanima uvid u sve predmete prodaje u realnom vremenu.

Portal je trenutno pušten u testnu (beta) verziju kako bi se optimizovao unos podataka i izvršila napredna testiranja u realnom okruženju. Sistem koristi centralizovanu bazu podataka sa optimizovanim Image-Hosting servisom za prikaz proizvoda i njihovu cijenu te fotografije kvalitetne rezolucije. Odsjek sudskih izvršitelja će najviše koristi ovu aplikaciju u sklopu Aukcijskog centra koji će biti otvoren u skorije vrijeme. Integrisan je "Live Mode" interfejs za monitore unutar aukcijskog centra, koji putem automatskih asinhronih poziva osvježava podatke bez potrebe za manuelnim radom.

Kroz dio saradnje sa sudskim izvršiteljima razvijena je aplikacija za praćenje složenih sudskih radnji.

Ovo softversko rješenje razvijeno je u bliskoj saradnji sa sudskim izvršiteljima kako bi se digitalizovalo, osiguralo i strukturiralo planiranje, provođenje i praćenje složenih sudskih radnji na terenu.

Ovaj sistem omogućava klasifikaciju predmeta prema stepenu sigurnosnog rizika i vrsti potrebne asistencije. Pruža preciznu digitalnu evidenciju o tome da li se izvršne radnje (poput deložacija, pljenidbe imovine i sl.) provode uz asistenciju policijske pratnje ili bez nje, što značajno olakšava logističku pripremu.

Fleksibilni modul za raspodjelu ljudskih resursa omogućava kreiranje namjenskih operativnih timova za visokorizične terene ili dodjeljivanje zadataka pojedinačnim izvršiteljima, uz automatsku sinhronizaciju radnih naloga.

Unutar aplikacije implementiran je sistem za automatsko generisanje dnevnih izvještaja o realizovanim, odgođenim ili prekinutim izvršnim radnjama, skupa sa strukturisanim obrazloženjima i vremenskim oznakama, pružajući Šefu odsjeka uvid u operativnu efikasnost Sudskog izvršitelja u realnom vremenu.

2. Aplikacija e-Kurir

Dizajnirana za sudske dostavljače, ova aplikacija u potpunosti zamjenjuje tradicionalne protokole i dostavne knjige digitalnim evidencijama, značajno ubrzavajući procese uručenja sudskih pismena.

Aplikacija je optimizovana za mobilne uređaje s arhitekturom koja omogućava nesmetan rad dostavljača čak i u uslovima slabe ili nepostojeće mrežne pokrivenosti. Podaci se automatski lokalno keširaju i sinhronizuju sa centralnim serverom putem sigurnih servisa čim se veza uspostavi.

Unutar aplikacije integrisan je napredni GPS modul koji bilježi rute kretanja dostavljača na terenu. Ovi podaci se u realnom vremenu prenose na administratorsku mapu, omogućavajući vizuelni pregled geografske pokrivenosti i optimizaciju rejona dostave.

Prilikom predaje pismena, aplikacija dozvoljava trenutno fotografisanje lokacije (npr. zgrade, sandučića ili samog mjesta dostave u slučaju odbijanja prijema). Ovi podaci se, skupa sa vremenskim pečatom i tačnim GPS koordinatama, šalju na server i čuvaju kao čvrst dokaz o uručenju.

U administrativnom modulu, razvijenom za potrebe šefa sudskih dostavljača, kojem se pristupa putem računara, implementiran je analitički panel koji prati efikasnost svakog dostavljača pojedinačno. Sistem analizira broj uručenih pismena, kvalitet uručenih pismena, vrijeme provedeno na terenu, brzinu rješavanja dostava, te optimalnost pređenih ruta , čime se postiže maksimalna produktivnost i bolja raspodjela resursa na nivou cijelog odsjeka sudskih dostavljača.

3. Sistem za pregled, upravljanje i evidenciju predmeta po žalbi (statistika odluka)

Poseban alat razvijen za potrebe sudija i rukovodstva suda koji olakšava praćenje, pretragu i analizu odluka donesenih po žalbi na višim sudskim instancama.

Uveden je striktan sistem autorizacije korisnika. Sudije imaju pristup isključivo sopstvenim unesenim predmetima i ličnim statističkim podacima, čime se štiti njihova profesionalna privatnost i integritet rada. Nasuprot tome, Šefovi odjeljenja (rukovodstvo) posjeduju administratorska prava koja im omogućavaju pregled agregiranih, zbirnih statistika na nivou cijelog odjela radi nadzora i analize efikasnosti, te formiranja pojedinačnihh izvještaja.

Kroz jasne tabele prati se tačan omjer potvrđenih, ukinutih i preinačenih odluka. Ova povratna informacija je od neprocjenjive važnosti za sudije u svrhu samoevaluacije, dok šefovima odjeljenja pruža jasan uvid u oblasti u kojima je potrebno ujednačiti sudsku praksu odnosno pratiti kvalitet rada.

4. e-Sudnica, Sistem za rezervaciju sudnica i kancelarija

e-Sudnica predstavlja pametni kalendar koji rješava kompleksne logističke izazove unutar zgrade suda, sprečava preklapanja termina i maksimalno optimizuje korištenje prostora. Sistem je proširen naprednim sistemom za javno informisanje stranaka i analitičkim izvještavanjem za upravu suda.

Softver posjeduje ugrađenu logiku za detekciju konflikata i automatski sistem obavještenja u realnom vremenu.

Implementiran je analitički modul koji menadžmentu suda omogućava generisanje detaljnih izvještaja o iskorištenosti sudnica i kancelarija. Korisnici mogu filtrirati podatke prema referatima (npr. parnični, krivični, prekršajni odjel) i željenim datumima ili vremenskim rasponima (dnevni, sedmični, mjesečni). Sistem prikazuje ukupno vrijeme zauzetosti, prosječno trajanje ročišta po referatima, te identifikuje "uska grla" u rasporedu, što direktno pomaže u donošenju strateških odluka o preraspodjeli prostornih kapaciteta i optimizaciji sudskih dana.

Podsistem za live emitovanje rasporeda ročišta na monitorima u holovima suda se sinhronizuje sa bazom podataka rezervacija putem laganih API poziva, automatski uklanja završena ročišta, ističe trenutno aktivna te dinamički usmjerava stranke i advokate ka odgovarajućim spratovima i sudnicama na osnovu broja predmeta i postupajućeg sudije. Sistem ovisi o podacima koje unose postupajući sudija ili asistent. Kvaliteta ovih podataka utiče na tačnost informacije koja se prikazuje, jer ovi podaci se uvoze u e-sudnice odvojeno od CMS sistema.

5. Intranet stranica suda

Novoizgrađeni lokalni portal namijenjen isključivo uposlenicima suda pruža centralno mjesto za brzu razmjenu informacija, pristup internim dokumentima, obrascima, pravilnicima i ažurnom telefonskom imeniku svih odjela.

Intranet je izolovan unutar lokalne mreže suda. Implementirana je integracija sa protokolom koja omogućava autentifikaciju uposlenika pomoću njihovih postojećih domenskih računara. Portal posjeduje modularnu arhitekturu sa laganim CMS-om za brzo upravljanje sadržajem i ugrađeni indeksirani pretraživač za pretragu internih akata i dokumenata u djeliću sekunde.

Uvođenjem ovog servisa dobilo se na uštedi vremena i resursa. Potrebe za štampanjem i fizičkom distribucijom internih akata, obavijesti i zahtjeva, nije više potrebna. Navesti ćemo neke od prednosti intranet portal:

-      Poboljšana je interna komunikacija, jer se informacije iz uprave i različitih odjela plasiraju trenutno, čime se izbjegava zagušenje e-mail sandučića.

-      Obzirom da je sve na jednom mjestu, novi uposlenici se brzo adaptiraju  zahvaljujući lakoj dostupnosti svih internih propisa i pravilnika (poslovnik o radu, odluke predsjednika suda, etički kodeks i naredbe).

-    Ostvaren je kvalitetan pristup važnim telefonski brojevima. Kontakti svih sudija, asistenata, daktilografa i administrativnog osoblja filtrirani su po spratovima i odjelima.

-  Važniji tipski zahtjevi (zahtjevi za godišnji odmor, odsustva, nabavku kancelarijskog materijala, prijave kvarova), sada se vrlo lako mogu pripremiti.

-   Ažurni planovi i kalendari dežurstava, rasporedi korištenja zajedničkih prostorija te najave internih edukacija i seminara, također su transparentni.

Za kraj treba još jednom naglasiti da su ovi projekti dokaz da se uz pomoć vlastitih snaga, administracije suda te nadolazeće tehnologije mogu transformisati kompleksne administrativne sisteme u efikasne i moderne servise te da se značajne reforme mogu provesti racionalno, pritom štedeći javni novac.

IKT odsjek će u narednom periodu implementirati još nekoliko važnih projekata koji će automatizovati postojeću praksu manuelnog rada i time ubrzati poslovne procese te uštediti vrijeme svim korisnicima.

Šef odsjeka za IKT, Elvir Kurić